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La rovina delle aziende: i meeting

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Durante la mia carriera professionale ho partecipato a migliaia di meeting, e spesso mi sono trovato a parlare della loro (in)utilità con i diversi colleghi e collaboratori incontrati nel mio percorso. Condenso la sintesi del pensiero generalizzato in questo modo

Le riunioni sono indispensabili quando non si ha voglia di fare nulla

Ora, sappiamo bene che le cose non stanno così. Le riunioni si chiamano per risolvere questioni dove più elementi e più teste si uniscono per trovare soluzioni efficienti, efficaci, potenzialmente snelle ed ottimali. Perché quindi moltissime persone escono da un meeting (fa più figo in Inglese) sfinite e demotivate?

Cosa ammazza un meeting

Con un briciolo di onestà, quando viene indetto un meeting o un workshop, nessuno ci vorrebbe partecipare. E questo di per sé spiega perché una Azienda li dovrebbe limitare. Cos’è che rende un meeting così poco entusiasmante, quando dovrebbe essere la summa maxima delle teste pensanti?

Ecco, questo è il primo motivo: è davvero la summa maxima delle teste pensanti? Spesso i meeting seguono la regola di pareto dell’80-20, almeno in Europa (secondo recenti ricerche di alcune tra le più importanti Università europee): l’80% delle cose viene detto dal 20% delle persone.

È un monopolio. E questo demotiva e sconsola le persone.

Se devo andare ad ascoltare il monologo di Tizio, piuttosto mi dò ammalato

Il dato di fatto è incontrovertibile: chi organizza una riunione, spesso lo fa per raccontare considerazioni personali, monopolizzandola. Su 10 persone, l’organizzatore e forse un’altra parlano ad una riunione. Poco o niente le altre. Che si rassegnano. Motivi:

  1. Chi organizza non sa comunicare, pretendendo di avere il sapere sull’argomento
  2. Chi organizza guida la riunione secondo la sua strategia
  3. Chi partecipa non ha la forza di dire la sua (a volte, frequentemente, anche per timidezza)
  4. Alla fine, se si prendono delle decisioni, vengono disattese
  5. Spesso non si prende alcuna decisione

Fin qui ce n’è per stare male. E scommetto che almeno il 75% di voi si trova in situazioni simili.

Manca organizzazione. E infatti le riunioni vengono indette almeno il 90% delle volte con:

  1. Assenza di Agenda
  2. Assenza di obiettivi
  3. Assenza di documentazione a corredo

ed i motivi sono presto detti: si vuole parlare di tutto, e si invitano persone un po’ da tutti i reparti, senza focus sul tema da trattare. Mancano gli obiettivi, ovvero quali decisioni si vogliono prendere entro la fine della riunione. Le persone invitate, seppur a fin di bene, hanno una conoscenza diversa rispetto a chi chiama la riunione, ed è necessaria una knowledge base comune per parlare la stessa lingua.

Quante volte vi è capitato di partecipare ad un meeting con tutti i 3 punti organizzativi corrisposti?

Allora, subentrano le distrazioni. Persone che scrivono email, altre che giocano col cellulare, altre che si inventano la telefonata o che se squilla il telefono allora si, gli brillano gli occhi: non vedevano l’ora di uscire!

Il decalogo del comportamento per un meeting fruttuoso

È una questione di atteggiamento: di chi lo chiama, di chi partecipa. Chi chiama un meeting ha il dovere morale di sapere che:

  1. Ogni ora di riunione di una persona non necessaria, è un’ora di denaro sperperato dall’azienda
  2. Il valore del team è superiore alla somma del valore dei singoli
  3. La contestualizzazione su argomenti e correlazioni è fondamentale

Pertanto, è importantissimo avere rispetto, considerare l’opinione altrui, e creare una conoscenza comune su cui costruire. È sufficiente? No, pertanto vediamo un insieme di buone norme per iniziare a creare meeting fruttuosi:

  1. Tutti devono intervenire
  2. Ognuno esprime la sua opinione quando è il momento giusto – farlo a posteriori è inutile e spreca ulteriore tempo
  3. Elogiare le idee ed il lavoro dei colleghi. L’idea può non essere quella giusta, ma solo il fatto che qualcuno abbia pensato a qualcosa e l’abbia detto, merita un encomio
  4. Accettare ed offrirsi per gli incarichi. Ci si lamenta che “non si cresce” in una posizione, ma non ci si prende la gioia di partecipare alle attività.
  5. Ognuno ha qualcosa di utile da dire, perché è la sua verità. Dal dirigente meno simpatico all’operativo meno rilassato
  6. Esprimere una opinione quando richiesto, ad esempio da altre persone. Se la chiedono, ne hanno motivo e lamentarsi a posteriori che “non ho sentito nulla di nuovo” è fin troppo facile
  7. Fare per sé, e fare per gli altri. Quando un collega ti aiuta lo fa con sincerità. Inutile pensare alla massoneria ed a secondi fini. Accetta ed offriti
  8. Onora il tuo lavoro. Quello che fai è importante, sempre. La classica “morto un Papa se ne elegge un altro”, oppure “tutti utili, nessuno indispensabile” è la minchiata dei perdenti. Il sapere di una persona, sarà sempre diverso da quello di un’altra, quindi proprio per questa diversità quella persona è fondamentale
  9. Includi nuove persone. Quando pensi ne valga davvero il loro tempo
  10. Offri spunti per parlare di come fate accadere, quando accadono, le cose. Il successo è quando una cosa va a beneficio di tutti, la gelosia e il senso di possesso “perché così divento indispensabile” è un pensiero becero che manco i bambini hanno (e non è vero che un bambino lo fa per non condividere un gioco, ma lo fa per attestare il valore di una condivisione)

Già partendo da questi spunti, le cose cambieranno in modo estremamente positivo.

Come condurre un meeting che porta risultati

Come prima cosa, imposta una agenda. Il significato generalizzato di agenda è

Un insieme di elementi da discutere
OPPURE
le intenzioni o motivi sottintesi che raggruppano un insieme di individui

Entrambe le definizioni sono in difetto, nei termini e nella semantica. Discutere è una parola che nell’immaginario comune crea confusione e rumore, insieme di elementi è un’accozzaglia di cose potenzialmente non correlate, e i motivi sottintesi non sembrano un buon viatico per creare cultura.

La discussione poi è un termine piuttosto multivalente. Le persone discutono su ciò che pensano, altri esterneranno le loro sensazioni, altri chiederanno informazioni aggiuntive e qualcuno vorrebbe capire che decisione si vuole prendere. Un totale incubo.

Quindi? Beh, intanto inizia a parlare meglio e a definire meglio e poi vediamo cos’è una agenda.

Agenda

I verbi determinano un processo. Decidere significa un processo di decisione, creare è un verbo di costruzione, pianificare un processo di verifica periodica.

Pertanto, quando crei la tua agenda, rispondi a questa domanda:

cosa voglio ottenere come risultato di questo meeting?

E scrivi verbi che identifichino azioni. Poi, se tali verbi giungono ad obiettivi e scopi aziendalmente condivisi, meglio ancora.

Ogni tema in agenda deve quindi avere la struttura: VERBO + SOGGETTO + RISULTATO. Ad esempio:

ACCORDARSI sull’ELENCO DI PRODOTTI che CREANO PIÙ AFFILIAZIONE E PROFITTO

E, ricorda, un’agenda ha un’ora di inizio e una di fine. Alla fine del tempo, la riunione è finita.

Il risultato del meeting

Quanto emergerà da ogni meeting dovrebbe essere indirizzato a 3 elementi costituenti di un’azienda: lo scopo (mission/vision di una azienda), la strategia (obiettivi organizzativi strategici), l’obiettivo del meeting stesso (cosa ottenere da questo incontro).

In questo modo, sarà evidente a tutti un motivo che traini le decisioni aziendali, piuttosto che avere un’azienda che traina i meeting senza avere le idee chiare.

La preparazione di un meeting

La preparazione di un meeting è fondamentale. Sapere chi coinvolgere, cosa ogni persona coinvolta si possa attendere come risultato, e cosa a livello organizzativo ci si attende come risultato, è fondamentale per:

  1. Risparmiare tempo
  2. Risparmiare persone (e il loro tempo)
  3. Risparmiare denaro (di persone, in tempo, reiterato più e più volte con inconcludenti, successive riunioni)

Le migliori domande da porre alle parti interessate ad un meeting, sono 5:

  1. Alla fine del meeting, qual è il miglior risultato che ti aspetti?
  2. A quali obiettivi business è orientato questo meeting?
  3. Immagina che il meeting sia stupefacente. Quale sarà il miglior cambiamento che porta?
  4. Supponendo questo meeting sia uno di una serie per arrivare ad un risultato, qual è l’obiettivo ultimo da raggiungere?
  5. C’è qualcosa di particolare che vorresti raggiungere con questo meeting?

Conclusioni

Se ne vedono di tutti i colori, in ogni meeting. Un meeting che coinvolge 10 persone per 2 ore, usualmente, produce in media questi risultati:

1 ora aggiuntiva di sforamento
30 ore aziendali
6 ore utili (per il 20% che parla)
24 ore spese (per l’80% che non partecipa)
3 meeting successivi

Per un totale di 72 ore “spese” e 18 ore “utili” su 90 ore totali. Con il metodo che ti propongo, potenzialmente con le stesse 10 persone e 2 ore di pianificato:

10 minuti aggiuntivi di sforamento
22 ore aziendali
18 ore utili (un certo bias potenzialmente esiste)
4 ore spese (per via del bias citato al punto sopra)
max 1 meeting successivo

Per un totale di max 36 ore “utili” e 8 ore “spese” su 44 ore totali.

Ora, non venirmi a dire che l’82% di efficienza del mio metodo su 44 ore VS il 20% del “solito” metodo su 90 ore non ti concedono di prenderti 2-3 ore per organizzare bene un meeting. Secondo me, anche la tua azienda è d’accordo 😉

 

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2 pensieri su “La rovina delle aziende: i meeting

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