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Come migliorare la produttività: differenze tra movimento e azione e il ciclo dell’efficienza

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Sempre più frequentemente mi accorgo che molte persone, siano esse manager o membri di un team, fanno saggiamente un primo passo verso le attività da fare secondo il motto

chi comincia è a metà dell’opera

sorvolando sul “ben comincia”. Ve ne eravate accorti? Manca. Infatti la differenza sostanziale nel famoso motto, è tra l’iniziare una cosa e il ben iniziare la stessa cosa. Certo da qualche parte si dovrà pur cominciare e mettersi in moto è importante. Poiché sei una persona intelligente sei già consapevole dell’enorme differenza con l’iniziare bene, e per questo ti voglio rivelarti l’importante differenza tra movimento azione per poi definire il ciclo dell’efficienza composto da quattro semplici step, applicabili dalla vita di tutti i giorni ai più importanti progetti.

Movimento VS Azione

Il movimento è quando sei occupato a fare qualsiasi qualcosa senza che quella particolare cosa sia inserita all’interno di un contesto più ampio ed orientata ad ottenere un risultato. L’azione invece è un movimento studiato appositamente e che segue una strategia per il raggiungimento di uno scopo più ampio.

Alcuni esempi che mi accadono nella vita di tutti i giorni sono:

  • se faccio 10 telefonate al giorno con potenziali clienti e riesco a parlarci, è movimento. Se loro acquistano qualcosa da me e diventano miei clienti, è azione.
  • se studio per ottenere una nuova certificazione utile al mio lavoro, è movimento. Se lo faccio per l’esame e lo passerò, allora sarà azione.
  • se annoto 10 idee per articoli del mio blog, è movimento. Se ne scrivo anche uno, con una strategia editoriale, allora sarà azione.

Il movimento è ottimo perché consente di imparare, avere idee, iniziare una cosa. Consente di pensare ad una strategia. Ma il movimento non porta a compiere fatti concreti ed utili. Puoi andare in palestra tutti i giorni della tua vita, ma è solo quando ti alleni che ti tonificherai. E allenarsi per uno scopo è azione.

Perché quindi facciamo movimento se non ci porta a risultati? Ebbene, lo facciamo perché ci consente di sentirci come se stessimo facendo progressi in un contesto a rischio zero. E il tutto è sovente rivolto ad aggirare facili critiche e consigli non desiderati. E proprio per questo motivo si preferisce il movimento all’azione, per ritardare l’idea – la sola idea! – di poter fallire. Alcuni esempi?

Si, vorrei proprio più clienti per la mia Azienda, ma se provassi ad effettuare una vendita potrei sentirmi giù per il potenziale insuccesso, quindi preferisco inviare 10 email e vedere che succede

Insomma, il movimento fa in modo da farti sentire come se tu stessi compiendo passi avanti, mentre stai semplicemente preparando un terreno che necessita di azione successiva.

Il ciclo dell’efficienza

Efficiente è una persona che svolge azione in modo misurabile ed orientato ad uno scopo. La produttività è infatti l’indice di prestazione (KPI, Key Performance Index[es]) con la quale si misura l’efficienza. Talvolta si confonde la produttività per il fare sempre più cose ogni giorno, e questo concetto è sbagliato oltre che inutile.

produttività è fare cose importanti portandole avanti in modo consistente ed organico volto al raggiungimento di uno scopo tramite un’azione mirata

Quando questo concetto è chiaro, evidente e sentito in ogni sua parte, allora prosegui con la lettura; viceversa, rileggiti il concetto e rispondi alla domanda: quando mi sento produttivo?

Bene, ora che stai proseguendo nella lettura, hai capito che misurare le telefonate, o realizzare un prodotto in 10″ in meno, non è produttività ma è movimento. E per costruire efficienza quello che ora faccio è rivelarti il ciclo dell’efficienza che costituisce la base di partenza ottimale per il raggiungimento di qualsiasi risultato (a tal proposito, ti raccomando la lettura del mio eBook: strategie di successo: come ottenerlo in modo semplice e divertente).

Intanto, inizia ad osservare la figura qui sotto:

ciclo dell'efficienza, produttività, routine, abitudini, gestione del tempo, focus, efficacia

 

Ora che ti sei fatto un’idea di cosa ti aspetta, vediamo questi passaggi uno alla volta.

La gestione del tempo

Dwight Eisenhower è stato probabilmente il più prolifico dei Presidenti degli Stati Uniti. In precedenza fu un generale della US-army, e durante il suo percorso è stato Presidente della Columbia University, Comandante Supremo della NATO e trovava il tempo – forse meglio dire costruiva il tempo – di dedicarsi ai suoi passatempo preferiti, come la pittura e il golf. Come faceva una persona così importante, influente e potente ad avere tempo anche per i suoi passatempo? Già solo il concetto di passatempo implica l’averne in abbondanza da poterne trovare un modo per passarlo.

La strategia di Eisenhower era semplicissima, e consisteva in una matrice 2×2 dove catalogare le attività della sua giornata:

eisenhover box matrice gestione del tempo

I box sono divisi tra IMPORTANTE e URGENTE secondo due soli livelli di rilevanza: lo è oppure non lo è. La stupefacente efficacia di tale matrice è dettta dal fatto che è usabile sia per piani molto vasti (come la pianificazione mensile o le attività di un progetto) sia per pianificazioni molto ristrette, come la gestione della giornata o del pomeriggio.

Tra le cose da FARE troviamo: scrivere questo articolo entro oggi

Tra le cose da DECIDERE possono esserci: fare delle telefonate, ricercare informazioni, pianificare a medio-lungo termine

Gli elementi da DELEGARE sono: prenotare treni, aerei, gestire i commenti, gestire le risposte sui social, condividere gli articoli

Le cose da ELIMINARE sono invece tutte quelle che non portano valore aggiunto nella strategia: guardare la TV, ordinare le email-spam, guardare frequentemente i social media

Aumentare la concentrazione

Si narra che Warren Buffet utilizzi un trucco molto semplice in tre passaggi per focalizzarsi sulle cose che ritiene debbano avere tutta la sua attenzione, e già solo analizzando i suoi risultati credo si possa affermare con certezza che sa gestire l’attenzione – e il tempo – piuttosto bene. La sua strategia in 3 passaggi è la seguente:

  1. scrivi le 25 cose che vuoi raggiungere nella tua carriera (o a livello personale, sportivo, ecc.)
  2. revisiona la lista, solo dopo che hai scritto i 25 obiettivi, ed evidenzia i migliori 5 di tuo interesse
  3. tutto ciò che non è evidenziato deve diventare la tua lista di cose da evitare ad ogni costo

E il motivo è molto semplice: qualora ti imbattessi in attività che hanno a che fare con la lista-B di risultati, ne verresti distratto, e sottrarresti attenzione, energie e tempo alla lista-A di risultati fondamentali da raggiungere.

La potenza della focalizzazione sta nell’eliminazione del superfluo.

Migliorare la produttività

Ogni volta che dobbiamo iniziare la nostra giornata, al di là dell’alzarci dal letto, fare ginnastica o dedicarsi alla meditazione, fare colazione o altro, poi iniziamo a pensare a cosa fare di operativo per i nostri risultati. Quanto tempo ci spendi sopra? Inizi dalle cose che potresti eliminare o delegare, perché reagisci a degli stimoli esterni, e vivi le ore più produttive della tua giornata dedicato ad attività non focalizzate al raggiungimento del tuo scopo – vedi paragrafi sulla gestione del tempo e per la concentrazione. Il metodo che segue è stato studiato su Ivy Ledbetter Lee, un pubblicista e pubblicitario statunitense che viene considerato il padre delle pubbliche relazioni moderne.

Il suo metodo è molto semplice. Considerando che

il mattino ha l’oro in bocca

e che si spreca un sacco di tempo prezioso in reazione, la sua strategia è:

  1. alla fine di ogni giorno, scrivere le 6 cose più importanti da fare per il giorno successivo. Riposerai meglio, non verrai assalito dagli incubi, e la mattina appena sveglio saprai già cosa fare, gestendo meglio tempo, attenzione, focus
  2. attribuisci un ordine di priorità dalla maggiore alla minore i 6 elementi
  3. il giorno successivo, inizia dal primo e concentrati su di esso finché non sarà concluso
  4. prosegui con la lista secondo la stessa strategia del punto 3
  5. ripeti questo procedimento ogni giorno, festivi inclusi, riportando nella nuova lista ciò che non hai eventualmente finito dal giorno prima

Tale metodo funziona perché è semplicissimo e il nostro cervello nonché il nostro inconscio amano le cose semplici. Poi, ti obbliga a prendere decisioni importanti, nette, decise. Come detto sopra, rimuove tutti i ritardi dal cominciare una giornata produttiva venendo distratti da cose di poco conto, delegabili o eliminabili. E, meraviglia per la mente, è a compito singolo: ci si deve concentrare sul primo elemento della lista finché è concluso, poi il secondo e così via.

Nel caso un compito perpetui la sua transumanza nei giorni successivi, pensaci: probabilmente se può essere così procrastinato, può anche essere eliminato!

Iniziare, per creare le buone abitudini

Già, iniziare. A questo punto, viene da chiedersi: ok, ho capito come gestire il tempo, puntare sulle cose importanti, migliorare la produttività, e all’inizio abbiamo detto che l’efficienza è la misurazione della produttività. Quindi, come la misuro?

Un trucco semplicissimo consente di iniziare da subito a misurare i propri progressi, ed è il seguente:

  1. fissa il numero di micro-compiti che devi fare durante una giornata (e.g. 100 telefonate a freddo per piazzare un certo prodotto, oppure 100 addominali)
  2. riempi un barattolo A con delle graffette o sassolini, quanti i micro-task definiti (nel nostro caso 100)
  3. ogni volta che fai una attività inclusa nell’elenco, travasa la graffetta o il sassolino dal vaso A al vaso B
  4. abbi sempre bene in vista i due vasi

avendo sott’occhio l’andamento, questo sistema farà da stimolo per farti iniziare bene , darti energia man mano che il barattolo B sarà pieno, e vedrai che durante la giornata il tempo passerà sereno e leggero.

Un ulteriore trucco, è utilizzare strategie similari per ciascun compito che sai essere ripetitivo nella giornata, o semplicemente basandoti sulla media delle attività che fai durante la giornata. La semplicità di questa misurazione dell’efficienza, sarà per te un grande stimolo al miglioramento!

Conclusioni

Non credo di aver rivelato chissà quali segreti con questo articolo. L’efficienza misura la produttività, e la produttività è efficace quando è rivolta ad uno scopo maggiore, un risultato di medio-lungo periodo. Sono strategie, sono semplici, sono facilmente adottabili da chiunque, e sono pressoché gratuite a meno del materiale di cancelleria per annotarle e gestirle.

Fanne buon uso!

 

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