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Riunioni: 5 elementi da gestire per renderle utili

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Il mondo ruota attorno alle interazioni umane. Servono per confrontarsi, per prendere decisioni e compiere azioni per realizzare ciò che serve. Le riunioni sono parte importantissima di queste relazioni. Nel mondo lavorativo, sono probabilmente una tra le più importanti componenti della vita di un’azienda. E, con altrettanta probabilità, una delle meno desiderate da parte di qualsiasi persona all’interno di un’organizzazione seppur l’inglesismo degli ultimi anni, meeting, abbia provato a renderle più attraenti.

Un altro meeting? Ohhh noooo!!! Continuiamo a perdere tempo su queste cose, anziché fare ciò che serve.

Sui meeting (o riunioni) avevo già scritto in questo articolo. Da questo invece inizio una nuova serie per capire come recuperare efficienza durante le riunioni, approfondendo diversi temi e cose da considerare per creare il meeting perfetto.

A proposito, sapete quando sono nate le riunioni?

Quando sono nate le riunioni?

Eppure le riunioni sono importanti ed hanno origini ancestrali: sono assemblee di persone con uno scopo, specialmente indette per prendere decisioni formali. Perfino l’uomo primitivo, seppur inconsapevole, quando decideva di cacciare il mammut per mangiare, decideva con altre persone il piano d’azione per realizzare lo scopo.

Da milioni di anni le abbiamo quindi portate ai giorni nostri riempiendo gli uffici di riunioni più o meno formali e trascinato milioni di persone a partecipare sempre più a questi momenti di incontro.

Quindi perché quando ce ne propongono uno, considerando che ci hanno fatto evolvere ed arrivare fino ad oggi, tendiamo ad avere una reazione inconsulta come se ci avessero picchiato a sangue?

Perché ci sono un sacco di cose che possono andare male, e se possono lo fanno (cit. Leggi di Murphy) quando si organizza un meeting e ne siamo poco consapevoli.

Le cose da cambiare per rendere una riunione efficace

Pensiamo ai dati sotto riportati:

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L’agenda di un meeting

La prima cosa da dire per questi numeri impietosi, è che molti partecipano perché hanno a calendario la riunione. C’è, quindi partecipo; ma non conoscono lo scopo della riunione né i risultati che ci si attende da questa, quindi si arriva impreparati. Per correggere questo elemento, serve definire bene gli obiettivi di uscita e di conseguenza gli argomenti da trattare.

Arriviamo alla fine …

La seconda cosa da correggere, è la modalità: non è un trascinarsi dentro una sala per raggiungere un consenso unanime e quindi procedere su una strada. La responsabilità nel prendere decisioni è del leader del meeting, a cui servono elementi per decidere, e ragionamenti condivisi per considerare tutti gli scenari. Il gruppo partecipa ma non necessariamente arrivando ad un consenso generale. Se c’è, bene; se non c’è, è il leader che deve tirare le fila e prendere una decisione.

Gestire il ritmo

Il terzo elemento è la gestione del tempo: non si finisce mai per tempo. Spesso, perché non si inizia per tempo; altrettanto frequentemente, perché ci si dilunga su sterili, inutili dibattiti e prese di posizione fuori obiettivo; ma il male peggiore, è la mancanza di un moderatore, un leader, che tenga ordine e stabilisca i tempi. Per far questo, serve anche definire dei ruoli precisi per i partecipanti.

Oh! Quanto mi piace ascoltarmi …

Ovvero, quarto elemento dannoso, i cosiddetti dominatori. Persone che solitamente coinvolgono il 20% dei partecipanti, che parlano per l’80-90% del tempo relegando gli altri ad esprimere semplici consensi a quanto detto. I motivi possono essere diversi ed anche giusti nel cercare di persuadere su un’idea, ma gli altri partecipanti quasi certamente si sentiranno insicuri e timorosi nell’esprimere la loro opinione. Soprattutto se la parte dominante è del capo.

Persone poco considerate

A fare il paio con l’ultimo elemento, in questo quinto diciamo che senza un corretto ingaggio e coinvolgimento le persone rischiano di prendere il sonno o di dedicarsi ad altro: quante volte maneggiano smartphone o PC durante un meeting? Quindi, il leader della riunione deve essere bravo a gestire le interazioni, a cedere la parola. Ad ascoltare e considerare le persone, guidandole verso l’obiettivo (definito e condiviso a priori!) della riunione. Un po’ come un talk show dove il successo è demandato al bravo presentatore.

Conclusioni

Per ora ho già detto molto sui perché le riunioni non portano all’efficienza desiderata e siano spesso mal considerate dai partecipanti, causando peraltro una montagna di soldi spesi dalle Aziende. L’agenda, il linguaggio da usare, le tipologie di meeting e di persone, la durata e l’organizzazione da adottare, sono alcuni dei prossimi articoli che presto usciranno sul tema. Ti interessa l’argomento? Allora seguimi!

Hai opinioni da condividere, o desideri approfondire un tema? Scrivimi a: contactme [at] enricocarollo [dot] com

(cover photo: Samuel Zeller on Unsplash)

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