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Organizzare una riunione: risultati, non tempo perso!

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Parto da quanto già scritto in questo articolo: i meeting sono una piaga del modo di lavorare al giorno d’oggi, non per quello per cui nascono, ma per ciò che diventano. In questo secondo articolo della serie, vediamo come è possibile impostare correttamente degli obiettivi per ottenere dal meeting e non solo per farne uno.

Il risultato da ottenere: qual è?

Per ottenere dei risultati è utile porsi degli obiettivi. I risultati possono nascere anche da azioni casuali o da particolari talenti, ma quando si parla di meeting, è bene riguardare i numeri condivisi nel precedente articolo. Cosa vuoi ottenere da un meeting?

Guardiamoci negli occhi: quello che si vuole da un meeting, da una riunione, è un risultato che metta assieme: visione, piano d’azione, responsabilità e allineamento tra – tipicamente – diversi reparti organizzativi.

Ordine del giorno o obiettivi?

Parto dall’analisi del significato di ordine del giorno tratto da diversi dizionari italiani:

L’ordine del giorno indica quali saranno gli argomenti discussi e in che sequenza verranno affrontati. Solitamente è usanza che l’ultimo punto di un ordine del giorno consti nella dicitura: «Varie ed eventuali», ad indicare temi che in sede di preparazione dell’assemblea e convocazione alla stessa (momento in cui l’ordine del giorno viene stilato), non potevano essere previsti o problemi che emergano nel corso delle discussioni dei punti precedenti.

e anche, da Treccani:

Nelle assemblee, elenco degli argomenti che devono essere successivamente trattati e discussi in una seduta, e il complesso degli argomenti stessi

Già in partenza esiste un problema: discutere degli argomenti non è un buon modo per affrontare una riunione, già dalla scelta del verbo. Discutere. Quando discuti di qualcosa, la prima cosa che ti potrebbe venire in mente è una lite. Serve aggiungere altro?

Poi, il resto della definizione, rappresenta tutto un insieme di malintesi e poca chiarezza anche solo nelle intenzioni nascoste da parte di chi indice una riunione. Vuoi efficacia? Sii efficace, per primo, nelle parole che utilizzi.

Verbi e non prolissità

Il verbo utilizzato sia in diversi vocabolari che nella Treccani, è discutere. Pensaci: se inviti qualcuno a discutere di qualcosa, sarà esattamente ciò che faranno – una discussione. Sterile, senza risultato. Dove, potenzialmente, ci saranno musi lunghi e visi scuri, toni accesi e potenzialmente qualche malumore.

Questo è esattamente il problema #1 nelle riunioni.

C’è chi discute di ciò che gli salta in mente, altri che chiederanno informazioni perché non sono preparati, altri che salteranno di palo in frasca perché

se vuoi che ti parli del funzionamento del cuore, allora ti spiego prima come i reni trasformano quel che mangi in sangue

Alcuni partecipanti saranno a supporto di chi ha indetto la riunione, altri contro; alcuni argomenteranno a favore, altri contro. E, alla fine, si chiuderà il meeting con la necessità di incontrarsi di nuovo.

Insomma, lo dico: una riunione è un incubo!

Trasformare uno sterile elenco in azione

Un verbo determina un insieme di azioni, ed un insieme di azioni conseguenti definisce un processo (a tal proposito, vedi qui). Decidere, creare, definire, risolvere sono tutti verbi di azione definiti che stabiliscono processi di decisione, creazione, definizione, risoluzione. Suona un po’ diverso, che dici?

ESERCIZIO: prendi gli "o.d.g." di una qualsiasi riunione, e trasforma ogni voce in un obiettivo. 
Ciò ti porterà a pensare a cosa dovrà accadere per ogni voce in elenco.

Un obiettivo chiaro per ogni argomento

Gli obiettivi è utile siano connessi con lo scopo, la mission aziendale, e conseguentemente la vision. Costruire obiettivi è quindi un buon 50% del lavoro di organizzazione di una buona riunione. Un obiettivo ben definito è sfidante e raggiungibile, e la raggiungibilità rende il meeting frizzante, attivo e funzionante.

Il metodo PROMEET

Preso dal metodo Lego Serious Play® questo metodo è ottimo perché si focalizza sull’intera gerarchia di processo decisionale, realizzando obiettivi:

  • a livello di scopo, in accordo con scopo, mission e vision dell’organizzazione
  • a livello strategico, in accordo con la strategia e gli obiettivi dell’organizzazione
  • a livello di riunione, per costruire i tasselli che si inseriscono bene a livello strategico e di scopo

Basandosi su numerose interviste e feedback dai partecipanti delle riunioni, l’agonia percepita in un meeting è proprio la mancanza di chiarezza sullo scopo.

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Per corrispondere quanto richiesto dai diversi feedback ed opinioni raccolte è importante seguire lo schema sopra riportato per sviluppare una logica (tattica) nel raggiungimento degli obiettivi, che unita a valori e all’essere organizzazione, produca uno scopo.

Per fare questo, servono: buoni verbi, soggetti evidenti, e risultati chiari da ottenere, come nell’esempio:

Concordare su un insieme di prodotti che risultino attraenti e profittabili per il consumatore.
Identificare 3 soluzioni o tecnologie alternative per ottenere il tracciamento dell’utente.
Pianificare le azioni da svolgere nei prossimi 3 mesi per realizzare la prima beta del prodotto.

Alcuni suggerimenti per i verbi da utilizzare:

IDENTIFICAZIONE: identificare, trovare, determinare, esplorare
COMPRENSIONE: comprendere, rivedere, aggiornare, valutare, condividere, evidenziare, acquisire, comprendere, riconoscere
PIANIFICAZIONE: pianificare, impostare, consegnare, stabilire
CREAZIONE: creare, sviluppare, costruire, produrre, progettare, fare
ACCORDO: accordarsi, decidere, determinare, assicurarsi, confermare, impegnarsi
ANALISI: analizzare, dividere, sintetizzare, riassumere
APPRENDERE: imparare, assimilare, studiare, comprendere, esaminare
CULTURA: abilitare, entusiasmare, massimizzare, sbloccare, migliorare, registrare

Obiettivo S.M.A.R.T.E.R.

Ogni obiettivo deve essere Specifico, ovvero avere il corretto livello di dettaglio; Misurabile, altrimenti non si saprà mai se/quando/come si è raggiunto l’obiettivo; Avverabile, raggiungibile, altrimenti la motivazione non sarà dalla parte del lavoro da svolgere; Realistico, rilevante, perché chiedere di arrivare sulla luna in bicicletta potrebbe precludere a priori l’obiettivo; Temporalmente limitato, per fare in modo di remare tutti dalla stessa parte, in tempi predefiniti su cui basare l’osservazione ed il feedback; Eccitante, valutabile, perché se un obiettivo fissa l’asticella un po’ più su, l’ossitocina inizia a circolare e si è pronti alla sfida; Riaggiustabile, perché anche un aereo in volo sistema la rotta per circa il 90% del suo tempo – serve per arrivare a destinazione sulle variabili non controllabili direttamente dall’uomo.

Pianificare sulle risposte

Le risposte che si riescono ad ottenere prima di un meeting sono fondmanetali. Ma a quali domande, se la riunione non è ancora stata fatta? A quelle di preparazione, che è bene porre a tutti gli stakeholder una settimana prima per avere risposta qualche giorno prima, per costruire obiettivi in linea con scopo, strategia e obiettivi della riunione. Ed ecco le domande:

  1. alla fine della riunione, qual è il miglior risultato che vorresti ottenere? [focus sui risultati]
  2. Quali sono gli obiettivi di business che questa riuione dovrebbe agevolare? [ragionare sul contesto]
  3. Immagina una riuione di successo; cosa ha cambiato in meglio? [cambiamento da adottare]
  4. Immagina la riunione sia un passo per un percorso più ampio, quale sarebbe per te l’obiettivo finale? [scopo da perseguire]
  5. Ti piacerebbe che la riunione risolvesse altro? [valore aggiunto]

Ovviamente le risposte influenzano la riunione, pertanto è importante almeno all’inizio concentrarsi sul significato e all’ascolto di tali risposte, per redarre un’agenda stimolante e di senso compiuto per i partecipanti e per l’organizzazione.

Tempo di preparazione

Ovviamente, dipende dalla dimensione della riunione, dal tipo di argomenti da trattare, e dalla periodicità con cui la riunione viene tenuta. Parlerò in un altro articolo di questi aspetti in modo approfondito. Per ora si consideri che una riunione per decidere, che coinvolga 20 persone e che debba durare 2 ore, necessità di un tempo di preparazione di 1 giornata.

Una giornata?! Ma sei fuori Enrico, e il mio lavoro chi lo porta avanti?

Si, 1 giornata. E ti dimostro il perché sia 1 giornata guadagnata anziché 1 giornata sprecata.

Riunione tradizionale

Ordine del giorno tradizionale, scarsamente documentato e documentabile. 20 persone per 2h fanno 40h ovvero (nella media) 5gg-azienda di lavoro. Il livello di successo di queste riunioni è sotto il 20%, con una riunione successiva si arriva al 50% e con una terza si arriva all’87%.

Ma, come la matematica insegna, 3 riunioni alle stesse condizioni comportano 15gg-azienda di lavoro, più il tempo trascorso per trovare un accordo sui giorni in cui tenere il meeting. Denaro speso, e tempo sprecato.

Riunione ProMeet

Creare un buon ordine del giorno impegna almeno 1gg di lavoro da parte dell’organizzatore, ed 1h di tempo per ogni partecipante (in successivi articoli questo aspetto ti sarà più chiaro, per ora consiedera la lettura documentale o il pensiero preparatorio al meeting). Quindi, 8h+ 20 x 1h = 28h.

Poi, la riunione, che alle stesse condizioni di prima impegna 40h.

E, aggiungiamo, la scrittura di un buon riassunto delle decisioni, che può occupare mezza giornata, 4h.

In tutto, si arriva a 72h impegnate, che sono 9gg-azienda di lavoro. E il tasso di successo supera il 90%. Pertanto, per arrivare a risultati leggermente superiori, si impiegano 6gg-azienda in meno, ovvero il 40% del tempo in meno, su un elapsed definito: non si dilungano i tempi per sessioni successive.

Conclusioni

Credo il risultato sia stupefacente anche per te. Arrivederci al prossimo articolo, dove ti parlo dei tipi di riunione che si possono tenere, e del miglior modo per organizzarle. Ti interessa l’argomento? Allora seguimi!

Hai opinioni da condividere, o desideri approfondire un tema? Scrivimi a: contactme [at] enricocarollo [dot] com

(cover photo: crop from a picture by Michael Heuser on Unsplash)

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