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Predicibilità dei risultati attraverso diversi ritmi di riunione

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Dopo i primi due apprezzatissimi articoli sul tema, sulle disfunzioni primarie, qui, e sull’organizzazione per la riunione, qui, entro ora nel dettaglio dei principali tipi di riunione in quanto maggiormente utilizzati.

I tipi di riunione

Ci sono 4 tipi principali di riunione, dal più frequente al meno frequente, e sono: giornaliera, settimanale, mensile, periodica (tipicamente ogni trimestre).

Giornaliera

È corta, veloce, giornaliera (appunto), tipicamente gestita nelle prime ore della giornata lavorativa (eccetto quando sono coinvolti fusi orari diversi, per i quali va trovato un punto d’incontro), della durata di circa 15-20 minuti.

In letteratura, durante questa riunione, il team coinvolto si occupa di rispondere a 3 domande: cosa ho fatto ieri? Cosa farò oggi? Quali difficoltà potrei incontrare? L’obiettivo è che focalizzando ogni persona sulle risposte a queste domande, si crea una conoscenza condivisa di quale lavoro complessivo è stato fatto e cosa resta da fare. Ma attenzione: non è una riunione per sapere cosa resta indietro, quanto piuttosto per avere un forte impegno e trasparenza verso il completamento dell’attività.

Cos’è l’impegno? E che differenza c’è con il coinvolgimento? Ce lo dice la storia del maiale e del pollo

Un giorno un pollo ed un maiale decidono di entrare in affari e aprire un ristorante. Erano stanchi di lavorare per il contadino e basta. Il maiale chiede: “che nome potremmo mettere al locale?” e il pollo dopo un po’, pensa e dice: “prosciutto e uova”.

“Eh, no” dice il maiale. Così io sarei impegnato mentre tu saresti solo coinvolto.

Settimanale

Per questa riunione è molto importante prepararsi sulle problematiche in anticipo così che sia rilevante per l’intero team. Lo scopo è affrontare temi tattici e rivedere gli obiettivi per capire se erano in linea, sovrastimati o sottostimati, e apprendere dall’esperienza come correggere la rotta presa.

Poiché si deve parlare di potenziali problematiche da prevedere, il che focalizza su cose un po’ infelici, una buona preparazione prevede:

  1. iniziare per 5-10 minuti parlando di cose andate bene e molto bene nella settimana passata;
  2. condividere numeriche di lavoro per capire la situazione, per circa 10 minuti;
  3. concentrarsi su clienti, situazioni, partner e colleghi per 15-20 minuti, per avere una visione più olistica;
  4. ci si concentra sull’argomento di maggior necessità, per un tempo da 20 a 30 minuti

pertanto, una riunione di allineamento settimanale, dovrebbe avere una durata compresa tra 50 e 70 minuti.

Mensile

La durata è variabile da 1 a 3 ore, e dipende dal progresso già svolto e dalla quantità di attività da completare. Meglio fare questa riunione al mattino, possibilmente di lunedì, così da massimizzare l’energia accumulata. Il venerdì, in cui usualmente si pianificano questi incontri, è invece il giorno meno consigliato: le energie si sono consumate durante la settimana, e non si possiede quindi un livello energetico ottimale per questo importante impegno.

Ci si confronta e si condividono le esperienze sugli elementi più rilevanti del mese, non più di 3-4 argomenti ed obiettivi ben spiegati in anticipo, cosicché da dare il tempo alle persone di prepararsi sui diversi temi. Alla fine di ogni obiettivo, lasciare alle persone 5 minuti di tecnologia: smartphone, email, messaggi, cosicché la successiva ora fluisca con concentrazione.

Ovviamente, vanno definiti nell’ultima parte gli obiettivi del mese successivo, e il modo di misurarli.

Periodica – trimestrale/annuale

Questa riunione è strategica di alto livello, e serve ad impostare gli obiettivi del trimestre. Meglio tenerla al di fuori dell’Azienda per avere un certo distacco dai precedenti tipi di riunione. La durata è di circa mezza giornata, da 4 a 6 ore

Il business dell’organizzazione va visto a lungo termine. Si rivede la strategia, cosa ha funzionato, cosa no, e come migliorare. Si parla del team e dei singoli (parlerò in un altro articolo del feedback nelle riunioni). Ovviamente si rivedono gli obiettivi del trimestre e si impostano quelli del successivo, rendendoli misurabili. Inoltre, si possono spacchettare gli obiettivi per avere ogni mese un check preciso sullo stato corrente. Questa riunione è l’unica delle quattro meno strutturata, dove è preferibile parlare a ruota libera e in modo più informale, per facilitare il fluire delle idee.

Niente powerpoint, né presentazioni. D’altra parte il tempo dedicato a questa riunione è importante, ed è meglio viverlo con leggerezza. È molto importante celebrare gli obiettivi raggiunti.

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La gestione del ritmo

Per ogni tipo di riunione, c’è una modalità preferenziale di gestione, che cioè meglio si adatta al taglio e alla partecipazione attesa; essi sono: scrum, rockefeller, holacracy e Kanban.

Perché si parla di ritmo? Perché il ritmo è:

movimento temporizzato di un elemento nello spazio

consente quindi per definizione di creare predicibilità e quindi di mantenere un impulso abitudinario alla pratica, una frequenza di confronto utile all’intera organizzazione.

Scrum

Molto utile per i team produttivi ed evolutivi, in quanto tiene il contatto ed il continuum con il flusso di lavoro e ciò che deve essere fatto per arrivare all’obiettivo. Il tempo utilizzato è molto breve, rendendolo flessibile e adattabile alle situazioni.

Rockefeller 

Dona struttura al modo di pianificare la riunione donandole chiari ed evidenti confini di condivisione: di cosa si parla, e di cosa non si parla. La frequenza e i risultati di questo tipo di riunione è prefissata, assicurando un’ottima attenzione e collegamento dalle riunioni annuali alle mensili. Il risultato del meeting va centrato e deve essere certo, si deve ottenerlo a tutti i costi, nei tempi stabiliti.

Holacracy

Serve per rendere responsabilmente autonomi i team e le persone, e metterle nelle condizioni di prendere decisioni. Rimuove inutili strati di management che le aziende impostate su vecchi paradigmi impongono, avvicinando lo scopo dell’azienda a quello delle persone. Parte dall’idea che sono le persone che creano un prodotto che sanno meglio cosa è idoneo al prodotto e come svilupparlo, piuttosto che certe decisioni siano prese da livelli di responsabilità sugli obiettivi ma con poca pratica sul reale processo produttivo.

Kanban

Si concentra sul processo di lavoro continuo, senza soste, senza tempi fissi di lavoro (come invece Scrum) con una delivery costante e continua, ed un’attenzione al miglioramento continuo attraverso l’osservazione. Per questo, il ritmo impostato secondo questa pratica è mutevole e si adatta alla situazione, si inserisce nel flusso, senza cadenze prefissate ma dopo un certo numero di attività svolte, seguendo il processo; sia il prodotto da creare piccolo o grande, complesso o semplice.

E poi?

Il segreto per una crescita aziendale a lungo termine richiede che la tua organizzazione sia considerata come un ciclo di sviluppo e miglioramento continui e non come una serie di azioni ben eseguite. La sfida è trovare un modo per concentrarsi sull’eseguire l’opportunità, creando un piano per ciò che è appena arrivato rimandendo alla ricerca di quello che arriverà.

La risposta sta nel creare una serie di ritmi o abitudini salutari che si ripetono all’infinito, si intersecano in determinati momenti e connettono le persone in tutta l’organizzazione.

Ritmo di pensiero

Ne hai bisogno per pensare in modo strategico. Il ritmo di pensiero suggerisce di mantenere una cadenza regolare di lavoro sul futuro del business. Costruisci tempo nella tua routine per conversare sulla strategia a lungo termine, la posizione sul mercato, l’impatto della tecnologia, i vantaggi competitivi e ciò di cui i tuoi clienti principali hanno bisogno. Trova i modi per costruire il tempo sulla tua strategia ogni settimana, ogni trimestre e ogni anno.

Ritmo di pianificazione

Un’altra costante serve per pianificare l’esecuzione. Ciò richiede di prendere tempo ogni anno e ogni trimestre per identificare e ridefinire le opportunità, determinare i criteri di successo e creare piani di esecuzione. Una volta stabilito questo ritmo trasformalo in routine, tutti in azienda diventeranno più produttivi perché la loro energia si concentrerà sulle priorità principali che possono far progredire l’azienda. La pianificazione trimestrale è la chiave per collegare l’esecuzione quotidiana a tutti i livelli dell’azienda a una strategia a lungo termine.

Ritmo di Azione

Infine, serve qualcosa per realizzare il lavoro. Consiste in abitudini settimanali e quotidiane stabilite per consentire alla tua squadra di apportare le modifiche necessarie durante l’esecuzione del piano e il raggiungimento del successo. Ciò include cose come lavagne e pannelli con informazioni ben visibili a tutti, riunioni settimanali, riunioni giornaliere e strumenti di collaborazione.

Conclusioni

L’unico modo per avere un grande anno è avere quattro grandi trimestri, un quarto alla volta, e l’unico modo per avere un ottimo trimestre è avere 13 grandi settimane, una settimana alla volta.

È importante capire come frazionare i momenti di condivisione, e con quali obiettivi. Per questo motivo gli argomenti trattati in questo articolo sono molto importanti. E tutto dipende dall’organizzazione aziendale, dal problema da risolvere, al tipo di persone da coinvolgere.

Nel prossimo ti parlerò di come si fa a facilitare una riunione a seconda del profilo dei partecipanti. Ti interessa l’argomento? Allora seguimi!

Hai opinioni da condividere, o desideri approfondire un tema? Scrivimi a: contactme [at] enricocarollo [dot] com oppure fammi avere le tue considerazioni utilizzando lo spazio che segue, a te dedicato.

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